Timeboxing, czyli produktywność w kolumnach

Przez lata szukałam idealnego formatu kalendarza, wiecie? Gdy w 2015 odkryłam produkty Leuchtturma, pokochałam układ tygodniowy z notatnikiem. Dawał mi sporo wolności, pozwalał pracować z projektami w tygodniowym kontekście, jednocześnie dając miejsce na konkretne planowanie. W pewnym momencie, gdy już poznawałam bliżej Bullet Journal, poznałam też timeboxing. Macie ochotę zerknąć ze mną bliżej?

Czym jest Timeboxing?

Timeboxing to metoda organizacji czasu, którą na pierwszy rzut oka wszyscy znamy — godzinowa rozpiska pełna okienek. Wygląda trochę jak zapchany kalendarz w Google Calendar. Koncepcja polega na tym, że planujemy sobie w kalendarzu czas, który poświęcimy na zadanie z naszej listy. Robimy kwadracik, czy tam linię. Ustawiamy wydarzenie, jeśli kalendarz jest online. Najważniejsze, by dopisać co to i zaznaczyć odpowiedni „kawałek” czasu.

Ma to na celu kilka rzeczy.

Planowanie

Dodając coś do naszej kolumny powinniśmy od razu oszacować, ile nam zajmie dane zadanie. Jeśli to większy projekt, który będzie wymagał znacznie więcej uwagi, niż jesteście w stanie dziś poświęcić, wymyślcie optymalny czas na skończenie podzadania czy sensownego fragmentu.

Myślenie o zadaniach w kontekście potrzebnego czasu po jakimś czasie stanie się łatwiejsze, czy wręcz naturalne. Na teraz, pozwoli lepiej zaplanować sobie dzień i wycenić pracę, jeśli macie taką potrzebę/możliwość. Ja mam, jestem grafikiem/koderem i mój czas bardzo często kosztuje klientów. Dostając zadanie muszę przemyśleć, ile czasu i uwagi ono potrzebuje oraz adekwatnie je wycenić.

Oczywiście, często zdarzy się tak, że napotkamy problemy, jakieś blokady czy wstrzymania — to normalne, świat nie jest idealny i nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli. Nie będziemy się jednak na tym w tej chwili skupiać. Ważne, by zaplanować coś i umieścić w kalendarzu.

Długość bloków

Według teorii, blok nie powinien być dłuższy niż 45 minut. Szczerze Wam powiem, że u mnie są często dłuższe, a 30 minut to najmniejsze, co w ogóle notuję (poza „przerywnikami”, o których wspomnę później). Wynika to jednak z tego, że moje projekty są dość ogólne. Pracuję nad sklepami internetowymi i często muszę je po prostu „zrobić”. To projekt składający się z kilkunastu mniejszych zadań, które robię od dwóch lat prawie codziennie, więc nie potrzebuję ich rozbijać. To wbrew wielu zasadom produktywności, wiem, ale u mnie się to sprawdza.

Koncepcja 45-15 lub 50-10, zakłada że pomiędzy blokami robicie sobie przerwy, a cały cykl trwa godzinę. Świetnie, że przerwy są ujęte już na tak podstawowym etapie planowania pracy. Tylko znowu, ja tych przerw nie liczę, bo dobrze wiem, że czasem muszę się napić, rozprostować kości czy zrobić śniadanie. Dbam też o przerwy i nawodnienie i po prostu nie muszę ich zapisywać. Z wyjątkiem oczywiście przerwy na lunch czy spotkanie.

Deadline

Wpisując zadanie w ramki czasowe, w pewnym sensie przypisujemy mu deadline. Nie jest on sztywny, nie musimy informować o nim klienta czy przełożonego, ale wisi on nad nami. Znajduje się w kalendarzu i możemy na niego spojrzeć. Powinno to trochę pomóc się zmotywować, szczególnie że zaplanowaliśmy sobie, że właśnie teraz do tego usiądziemy.

Dodatkowo, gdy zbliżamy się do ramki z czasem wpisanym na aktualne zadanie, nie musimy zastanawiać się, za co się teraz zabrać, możemy po prostu usiąść i robić. W pracy, która wymaga skakania pomiędzy projektami, jest to bardzo potrzebne, ten „kop”, by przejść z jednego zadania, na drugie, czy żeby uwinąć się jak najszybciej z tym, czym aktualnie się zajmujemy.

Lepsza świadomość posiadanego czasu

Gdy mamy tylko listę zadań, czasem ciężko jest dobrze rozplanować sobie dzień. Część zadań może wyglądać niepozornie, ale po dłuższym zastanowieniu okaże się, że potrzebują one znacznie więcej uwagi, niż reszta. Planując w ten sposób dzień, jesteśmy w stanie trochę lepiej zaplanować sobie co zrobimy dziś, co jutro, a kiedy damy radę wcisnąć coś nowego, co właśnie wpadło do kolejki. Szybkie spojrzenie na listę zadań nie da nam aż tyle wiedzy, ile da rozpisany timeboxing.

Praktyka

Gdy usłyszałam o tej metodzie, od razu pomyślałam, że to coś dla mnie. Korzystając z Bullet Journal nie wyglądało to idealnie, ale rysowałam sobie pionową lub poziomą kreskę (w zależności od humoru i miejsca na kartce) z oznaczeniami od 9:00 do 18:00 i poprzecznymi liniami i prostokątami zaznaczałam czas spędzony nad konkretnymi zadaniami. Obecność tego w Bullet Journal miała jeden plus — zadania miałam zaraz obok. Szybko weryfikowałam, czy zaplanowane na dziś zadania w ogóle są w stanie zmieścić się w dniu pracy, czasem coś przesuwałam i planowałam.

Wiedziałam jednak, że to nie jest idealne rozwiązanie na dłuższą metę. A co nim było? Kalendarz z kolumnowym układem.

Przez lata nie umiałam zrozumieć, po co komu taki układ kalendarza? Kto ma dzień zapakowany zadaniami czy informacjami przypisanymi do godzin (poza fryzjerką, mechanikiem, itp)? Po latach okazało się, że właśnie ja byłam targetem. Timeboxing w tym kalendarzu sprawdza się po prostu znakomicie. Nie dość, że mam okazję „pobyć” z papierem, nakleić długi pasek taśmy washi w godzinowym okienku, gdy mam zaplanowaną przerwę na lunch, to jeszcze to faktycznie działa.

Wiem, nad czym pracowałam

Z samego rana nie siadam do kalendarza. Głównie otwieram maile, czytam Slacka, odpisuję na to, co wymaga mojej uwagi. Następnie zazwyczaj zabieram się za jakieś krótkie zadanie, które wpadło mailem, jakaś poprawka, czy drobna zmiana. Gdy wypiję kawę, mam chwilę by otworzyć kalendarz. Notuję sobie obok prostokącika nazwę projektu i przeglądam Notion w poszukiwaniu zadań na dziś. Robię sobie bloczki, piszę nazwę projektu obok i pracuję.

Gdy coś mnie rozprasza na dłużej niż kilka minut (ważny mail, Slack czy coś innego pilnego, do czego muszę teraz usiąść), nie kreślę. Dorysowuję prostokąt w poprzek, lekko wystający z zaplanowanego czasu i drobnymi literkami piszę, co to było. Na szczęście mam drobne pismo.

Dzięki temu, nie dość, że łatwiej mi opanować zadania, to jeszcze na koniec dnia czy tygodnia, dobrze widzę, nad czym pracowałam. Pomaga to przy rozmowach z managerem czy przy podsumowaniach tygodnia lub miesiąca.

Mój timeboxing

Jak już wspomniałam, nie zabieram się do tego z samego rana. Często dopiero koło 11, choć zdarzają się dni, że dopiero dwie godziny później sobie przypomnę o leżącym na półce kalendarzu. Listę zadań, aktualnych projektów i przypisane im okienka czasowe (nie godziny, tylko dni) mam w Notion, współdzielonym z moim zespołem, nie jest więc tak, że nie wiem, za co się z samego rana zabrać.

Timeboxing w papierowym kalendarzu

W dość wąskich kolumnach papierowego kalendarza mam miejsce na 2-3 słowa w linii i narysowanie prostokącika zaznaczającego czas. Jeśli to główne zadanie planowane tego dnia, kwadracik wypełniam jednolitym kolorem. Jeśli to któreś z zadań pobocznych czy wtrąceń, w środku rysuję szlaczki. Dzięki temu na szybko jestem w stanie zobaczyć, ile czasu spędziłam na najważniejszych zadaniach, a ile zeszło go na rozpraszaczach.

Między 14 a 15 mam wspominaną już taśmę, zazwyczaj w jakimś ciepłym, choć stonowanym kolorze. To moja wymówka, by kupować washi tape o szerokości 5 mm, czyli niezbyt standardowej. Oznacza ona przerwę na lunch, podczas której nie ma mnie dla świata.

Na górze kolumny wpisuję priorytetowe zadania (zazwyczaj dzień-dwa wcześniej), głównie takie, gdzie klient poinformowany jest, że wtedy właśnie się czymś zajmę. Dzięki temu jasno i przejrzyście widzę, co jest najważniejsze.

Kalendarz pomaga mi widzieć cały tydzień na raz, motywując nie tylko do wypełniania go faktycznie codziennie, ale i prezentując rozkład pracy i różnorodność prowadzonych projektów. Przez ponad rok z tą metodą, przeszłam przez kilka koncepcji. Możliwe, że coś jeszcze udoskonalę, ale już teraz widać różnicę między tym, jak wyglądał on rok temu, pół, a teraz.

Mój timeboxing wciąż ewoluuje. Na początku używałam zakreślaczy, zadania rozbijałam na podprojekty, a w sekcji notatek pisałam zbyt dużo (większość leżących tam rzeczy nie mieściła mi się faktycznie w tygodniu pracy). Później przeszłam przez minimalistyczną fazę, gdy jedynym kolorem był akcent przy najważniejszych zadaniach (czerwony atrament), Aktualnie skupiam się bardziej na kształcie bloków.

Dodatki

Oprócz godzinowej rozpiski i kolorowego akcentu w przerwie na lunch, staram się trochę bardziej wykorzystywać dostępne w kalendarzu miejsce. Na górze kolumny czasem zapisuję więc projekt z najwyższym priorytetem, a na dole mam miejsce na notatkę dotyczącą odbywającego się tego dnia spotkania, czy na wpisanie dodatkowego zadania, na które dobrze byłoby znaleźć czas.

Większe projekty planuję też w Project Planie, takiej cudownej części kalendarzy Leuchtturma, która ma pojedyncze kratki na każdy dzień, z podziałem na tygodnie i pięć projektów każdego miesiąca. To kolejny detal, który pozwala mi lepiej zorganizować sobie pracę — mam większą świadomość kiedy potencjalnie mam czas (i siły) na coś nowego.

Jak zabrać się za timeboxing?

Jeśli uważnie przeczytaliście poprzednie akapity, dobrze wiecie, że żeby zacząć wystarczy kartka. Ba, nawet ona tak naprawdę nie jest niezbędna. My, tu w PaperLovers, kochamy papier, więc takie narzędzia będą u nas w czołówce, ale w każdej chwili możecie przygotować sobie bloczki używając Google Calendar, Outlooka, czy aplikacji kalendarza w telefonie. Możecie wziąć też kartkę i długopis, rozpisać sobie godziny, zapisać zadania i notować.

Ja z całego serca polecać będę właśnie kalendarz Leuchtturma z kolumnowym układem, z którego korzystam od dwóch lat. Wiem jednak, że nie kupiłabym go, gdyby timeboxing mi się faktycznie nie spodobał. Warto więc najpierw sprawdzić, czy ta metoda zarządzania czasem jest w ogóle dla Was.

Na początek możecie planować sobie bloki tematycznie, dotyczące zarówno pracy, jak i życia prywatnego. Może to dobry pomysł, by trochę zaplanować sobie wieczór? Ja, pisząc projekty, używam nazw klientów czy konkretnych obszarów prac, ale spokojnie można zacząć od trochę szerszych grup. Odcinek serialu, bez dodawania jakiego konkretnie, nałoży na Was trochę mniejszą presję i pozwoli zmienić zdanie. Podobnie z pracą kreatywną.

Przykładowy prywatny timeboxing

• 16 – 17: obiad
• 17 – 17:30: sprzątanie
• 17:30 – 18:30: odcinek serialu
• 18:30 – 20:30: pisanie tekstu na bloga / malowanie
• 20:30 – 21:30: czytanie książki
• 21:30: kąpiel

Na przykład! Pierwsze eksperymenty z implementacją timeboxingu na pewno będą ciekawe i zapomnicie o nim nie raz, ale z czasem, może on Wam pomóc zapanować nad chaosem.

PS. Nie bójcie się uzupełniać swojego dnia już „po” czasie. Często uzupełniam tabelkę w połowie dnia, kiedy jeszcze pamiętam projekty, które zajęły mi poranek. Planuję wtedy drugie pół dnia i wprowadzam zadania do kolumny z następnym dniem. Gdy trzeba. Nie starajcie się na siłę wybrać priorytetu na następny dzień.

PS2. Mam bardzo głupią satysfakcję, gdy strony w kalendarzu zaczynają się lekko wyginać, gdy wertując strony widzę tyle zapisków. To coś, za co uwielbiam regularność. I chociaż chciałam powiedzieć, że „kalendarz”, dobrze wiem, że w programach online można by osiągnąć coś równie satysfakcjonującego.

Angie

Ma więcej pustych notatników niż par skarpetek i zdecydowanie częściej kupuje nowe. Kocha niemieckie marki (haha) i powoli dorasta do niebieskiego atramentu.